9. März 2021
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Home Office kam, um zu bleiben. Virtuelle Meetings & Workshops professionell gestalten!

Die Kreisarbeit: Damit jeder mitgestalten und sich niemand verstecken kann.

Seit fast 12 Monaten ist Kooperation und Kollaboration im Home Office für viele Wissensarbeiter das „New Normal“ und so wie es aussieht, wird das wohl so bleiben!

Ja, wir alle haben Vieles ausprobiert. Die Lernkurve der letzten Monate war steil. Kein Tag, an dem nicht wieder etwas Neues anstand. Neue Video-Plattformen, Arbeitszeit am Küchentisch oder im Hobbykeller, Selbstorganisation, Team-Entwicklung, Onboarding, Online-Weihnachtsfeiern, Mitarbeiter- und Zielvereinbarungsgespräche, um nur einiges zu nennen.

Wahrscheinlich waren die häufigsten Worte im Jahr 2020…

und wenn dieses bestätigt wurde, zeigte der Bildschirm möglicherweise nur einen Teil unseres Gesprächspartners. Unsere fünf Sinne wurden in einer zweidimensionalen Ansicht wahrlich strapaziert. Jemanden in diesem Setting ganzheitlich wahrzunehmen ist eine echte Herkulesaufgabe. Denn remote ist einfach anders als face2face! Als Führungskraft herauszuhören, wie es den Mitarbeitenden gerade geht, wie man unterstützen kann, welche Stolpersteine den Weg zur gemeinsamen Zielerreichung behindern, wie sie das Arbeitsumfeld wirklich aus, wenn weißer Sand und blaues Meer mit leichtem Wellengang als Hintergrundbild Stimmung machen, ist nicht einfach.

Wenn mehrere Personen an den Besprechungen teilnehmen, potenzieren sich diese Herausforderungen exponentiell: Stimmt die Technik? Können sich alle gut hören und sehen? Wie geht es jedem? Wie oft klingelt der Paketdienst, wie sieht der Tagesablauf aus? Einkaufen, kochen, Kinder betreuen, beim Home Schooling unterstützen?  Die Ablenkungen sind erheblich höher als im Büroumfeld, und jeder ist mehr oder weniger auf sich selbst gestellt. Als Vorgesetzter kann man nicht einfach den Laptop aufklappen, die Kamera einschalten und los geht´s. Das funktioniert definitiv nicht! Wir müssen die Bedeutung der zwischenmenschlichen Kommunikation berücksichtigen: Wie begegnen sich die Teammitglieder? Hat jeder Teilnehmende die Möglichkeit zu Wort zu kommen? Ist allen klar, um welches Thema es geht? Was können wir tun, um hier Erleichterung zu schaffen?

Wie sieht das nun konkret im virtuellen Meeting oder Workshop aus?

  1. Check In – gemeinsames Ankommen

Jedes Meeting – ob analog oder digital – beginne ich gerne mit einem Check In: Wie geht es jedem? Wer bringt was heute in das Meeting ein? Welche „Superpower“ eines jeden hilft dem Team? Welches besondere Fachwissen kann jeder einzelne beisteuern, u.v.m?

Timeboxing, Interaktionen, Kollaboration, Teilnahme eines jeden einzelnen sind wesentliche Bausteine. Alle 5 oder max. alle 10 Minuten sollte etwas passieren, damit die Aufmerksamkeit auch im virtuellen Raum erhalten bleibt. Also bitte keine Vorlese-Stunden, keine Frontalbeschallung sondern echte Kooperation & Kollaboration.

Schon beim Check In geht ein virtueller Redestab von einem zum anderen, wird über das Video-Bild weitergereicht. Das ist sehr spannend, da normalerweise jeder eine andere Anordnung der Teilnehmenden auf seinem Bildschirm sieht. Vorher kommt der Stab, wird er von oben nach unten weitergegeben, wie nimmt der Empfänger ihn an, an wen geht der Stift weiter? Dieser verändert natürlich sein Aussehen, mal ist er grün, mal blau, wird eine Stricknadel, ein Lip-Gloss und schafft so gelebte Aufmerksamkeit. Und immer die Frage, wer war noch nicht dran? An wen kann ich den Stab weitergeben.

  1. Die Kreis Methode zur Bearbeitung eines zentralen Themas

Doch wie kann die Kreisanordnung für alle sichtbar sein? Am besten in dem die Führungskraft in der Rolle als „Facilitator“ eine Folie mit einer Kreis-Grafik und dem zentralen Thema für alle sichtbar auf dem Bildschirm teilt. Die Reihenfolge der Antwortenden kann im oder auch gegen den Uhrzeigersinn erfolgen. Wichtig ist es, die Interaktion und das Interesse hoch zu halten. Jeder bekommt durch das Timeboxing den gleichen zeitlichen Rahmen und die Aufmerksamkeit, jeder kommt zu Wort und niemand kann sich verstecken! Und die Führungskraft spricht als Letzte!

Wenn das Thema mehr als eine Runde benötigt dreht es sich weiter im Kreis, evtl. jetzt gegen den Uhrzeigersinn bis für alle Klarheit herrscht. Diese zusätzlichen Runden sind bitte unbedingt bei der Zeitplanung des Workshops zu berücksichtigen.

  1. Check Out – ein guter Abschluss ist Gold wert!

So wichtig wie ein gemeinsamer Start so wichtig ist auch ein gelungener Abschluss. Hier kommt jeder zu Wort und präzisiert die Schritte bis zum nächsten Mal oder benennt, was noch unbedingt gesagt sein sollte, was ist z.B. mein ROTI – „Return On Time Invested“.  Eine zügige Moderation, direkte Ansprache einschl. Timeboxing sorgt dafür, dass der Zeitrahmen des Meetings eingehalten wird. So muss niemand früher gehen,  weil evtl. ein Anschlusstermin wartet. Auch hin dieser Phase kommt der Vorgesetzte als Letzter zu Wort!

Die Chat Funktion, Reaktionen, Umfragen – der Einsatz der Technik

Zur Kommunikation der Teilnehmenden untereinander kann auch die Chat Funktion genutzt werden oder die Reaktionen „Daumen hoch“, „Beifall“ – je nach Meeting-Plattform. In der Rolle als Meeting-Leitung kann man kleine Umfragen starten und so immer wieder Feedback bekommen. Das bedeutet aber auch, dass die Workshop-Leitung sehr gut mit der Technik vertraut ist.

Der magische Vorteil der Kreisarbeit:

Dieses Setting erlaubt dem Geist der Teilnehmenden, zur Ruhe zu kommen und noch besser und intensiver zuzuhören. Da nicht sofort geantwortet werden muss, bleibt die Aufmerksamkeit bei dem, was gerade gesagt wird. Es finden keine Dialoge statt, kein Vielredner drängelt sich vor, vielmehr reiht sich Statement an Statement, jeder nimmt aktiv teil und das Interesse an Mitgestaltung wird geweckt. Es klingelt auch der innere Wecker für ein Aufwachen, ein Wachküssen.

Das Kreisformat wird heute nach wie vor bei vielen indigenen Völker aktiv genutzt, hält aber gleichzeitig Einzug in die virtuelle, digitale Welt der Organisationen und vermag wahre Wunder zu bewirken. So erreichen wir das Potential und das Wissen der Teammitglieder auf vielfältige Art und Weise, die Lösungen werden reicher, richtiger und bunter.

Gerne lade ich ein, dieses Format einfach einmal auszuprobieren. Sollten sich noch weitere Fragen ergeben, dann bin ich gerne für Dich/ für Sie da. In einem kleinen „Hack“, einem einstündigen Format wie Lunch & Learn kann diese Erfahrung sicherlich Einzug in Deine/Ihre Organisation halten. Niederschwellig und lebendig, als Experiment oder um zu bleiben.

Von dem „Old Normal“ müssen wir uns möglicherweise verabschieden.

 

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