JA, da geht noch mehr: Von „Getting Things Done“ zur „Pomodoro-Technik“

In meinem Blog Artikel vom 2. April 2021 http://www.tanz-mit-den-eisbergen.com/working-out-loud-getting-things-done schreibe ich über mein Glück und meine Freude, „Getting Things Done“ für mich entdeckt zu haben. Dieser Shift in meiner Arbeitsweise hat einen völlig neuen Blick auf Produktivität gegeben. Und ganz ehrlich gesagt: es macht Spaß. Es gibt das gute Gefühl, Dinge schnell und möglichst komplett fertig zu stellen, und den Kopf wieder frei für das kreative Schaffen zu haben.

Das Erfolgsrezept liegt immer darin, zu fokussieren, die Aufmerksamkeit auf das zu richten, was getan werden soll und dran zu bleiben. Viele Tests zeigen, dass ein Hin- und Her-Springen zwischen den Aufgaben nicht nur fehleranfälliger ist sondern auch länger dauert.

Start up Guide IONOS – Sept. 2022: Doch fokussiert zu arbeiten ist in vielen Branchen inzwischen eine riesengroße Herausforderung: Die To-do-Liste wird stündlich länger, Telefonanrufe, Meetings, die ständige Meldung neuer E-Mails und die Versuchung, sich Neuigkeiten über die Social Media oder einen Plausch in der Küche zu holen. Ja, es gibt viele Gründe, warum wir unsere Arbeit immer wieder unterbrechen. Das Ergebnis ist jedoch immer dasselbe: Die Produktivität und die Qualität leidet und letztlich auch unser Energie-Level.

Wenn Du Deine Aufmerksamkeit erhöhen willst und mehr Arbeit in weniger Zeit erledigen möchtest, solltest Du sowohl Getting Things Done wie auch die Pomodoro-Technik ausprobieren. Pomodoro-Technik als Zeitmanagement-Methode hat in den vergangenen Jahren zahlreiche neue Anhänger gewonnen. Und das aus gutem Grund!

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik nun genau?

Die Pomodoro-Technik wurde bereits in den 1980er-Jahren vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt. Daher auch ihr italienischer Name. Der leitet sich vom italienischen Wort für Tomate (pomodoro) ab und ist eine Anspielung auf die Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen mit der Zeitmanagement-Methode verwendet hat. Das Design war einer Tomate nachempfunden.

Hier ein Blick auf den Ablauf:

Struktur einer Pomodoro-Session aus vier Arbeitsintervallen und vier Pausen (IONOS)

Inzwischen gibt es auch Varianten von 50 Minuten plus 10 Minuten Pause. Du kannst gerne für Dich selbst herausfinden, was in Deinem Arbeitsalltag besser integrierbar ist. Es gibt kein richtig oder falsch, sondern nur das, was für Dich stimmit ist.

Vorteile: Was ist der Nutzen der Pomodoro-Methode?

Dass die Pomodoro-Technik in den vergangenen Jahren immer mehr Anhänger gewonnen hat, hängt sicher auch mit ihrer Einfachheit zusammen. Man braucht nur einen Wecker bzw. eine Uhr oder ein Smartphone und schon kann es losgehen. In einer immer komplexer werdenden Welt freuen uns über jede einfache Lösung.

Doch der wichtigere Grund für die Beliebtheit dürfte die Veränderung unserer Arbeitsweise sein: Wir sind immer mehr inneren und äußeren Ablenkungen ausgesetzt, und es fällt uns daher zunehmend schwerer, uns längere Zeit auf eine einzige Sache zu fokussieren. Ein ungestörter Arbeitsprozess kommt so nicht in Gang – aber genau der ist notwendig, damit man effizient gute Ergebnisse erzielen kann. Und genau in dieser Hinsicht verspricht die Pomodoro-Methode Hilfe.

Was erleben wir tagtäglich?

• Äußere Ablenkungen: Kollegen, die nur mal kurz eine Frage haben, das klingelnde Telefon, zahlreiche Meetings, die den Arbeitsprozess unterbrechen.
• Innere Ablenkungen: der Impuls, eingehende E-Mails sofort zu lesen, der Besuch der bevorzugten Social-Media-Plattform aus Neugier und Prokrastination, Gedankenabschweifen.

Die Pomodoro-Methode hilft, Ablenkungen, Unterbrechungen und Multitasking in Schach zu halten und die Produktivität zu steigern.

Doch nicht nur das. Sie wirkt sich in vielerlei Hinsicht positiv auf den eigenen Arbeitsalltag aus:

1. Mehr Selbstdisziplin: Wer die Pomodoro-Technik regelmäßig anwendet, trainiert seine Aufmerksamkeit und Impulskontrolle. Die beste Voraussetzung, um produktiv zu arbeiten.

2. Bessere Ergebnisse: Die Wahrscheinlichkeit, innovative oder gute Lösungen zu finden, steigt enorm, wenn wir uns über einen längeren Zeitraum fokussiert mit einer Sache auseinandersetzen. Und die Qualität der Ergebnisse steigt.

3. Längere Leistungskurve: Die sinnvolle Abwechslung von Fokussierung und Entspannung hält die mentale Leistungsfähigkeit hoch. Das Gehirn kann sich zwischenzeitlich erholen und dadurch gelingt es einem, auch viele Stunden am Stück produktiv zu arbeiten.

4. Mehr Freizeit: Da die Produktivität durch das Single-Tasking – also das sukzessive und fokussierte Abarbeiten von Aufgaben – steigt, hat man seine Arbeit früher erledigt und kann im Idealfall auch früher Feierabend machen und mehr Freizeit genießen. Ist das betriebsbedingt nicht möglich, dann schafft man sich zumindest Freiräume, da man zusätzliche Zeit für andere dringliche Aufgaben gewinnt.

5. Objektive Bewertung: Indem wir die Zahl der abgeschlossenen Pomodori pro Arbeitstag notieren, erhalten wir eine gute Übersicht über unsere Produktivität. Je nachdem, wie detailliert wir die Statistik führen, gewinnen wir zudem Einsichten über Tätigkeiten, die uns leicht von der Hand gehen, sowie über Umstände, die unsere Produktivität erhöhen oder hemmen. Alles Informationen, nach denen wir unseren Arbeitstag ausrichten können, um bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Ein anderer Grund, der die Zeitmanagement-Technik so beliebt macht: Durch die Einteilung in 25-minütige Arbeitseinheiten ist die Einstiegshürde niedrig: Mit etwas Willensanstrengung schaffen selbst die größten Social-Media-Süchtigen, sich für 25 Minuten nicht ablenken zu lassen. Hier das Koch-Rezept für die Pomodoro-Technik in 6 Schritten:

Grafik, die die Pomodoro-Technik in sechs Schritten darstellt (IONOS)

Nachteile: Wann hilft die Pomodoro-Technik nicht?

Echte Nachteile hat die Pomodoro-Technik keine. Doch ergibt sich aus ihr durchaus eine Herausforderung: Sie müssen lernen einzuschätzen, wie viel Arbeit Sie in 25 Minuten schaffen können, und Ihre Arbeit so gliedern, dass Sie durch das Klingeln des Timers nicht mitten aus einer Aufgabe gerissen werden. Denn sonst würde die Pomodoro-Technik Ihren Workflow stören und genau das Gegenteil von dem erreichen, was sie erreichen soll.

Bei kleinen Aufgaben bietet es sich an, sie zu bündeln – also beispielsweise ein Pomodoro ausschließlich für die Beantwortung mehrerer E-Mails zu reservieren. Größere Aufgaben lassen sich hingegen meist in Teilaufgaben untergliedern. Beispiele dafür wären die Auswertung bestimmter Kennzahlen für einen umfassenden Monatsbericht, das Schreiben eines einzelnen Absatzes für eben diesen Bericht oder das Lesen eines Fachartikels als Teilrecherche.
Welche Tools benötigt man für die Pomodoro-Methode?

Die Pomodoro-Technik erfordert keine besonderen Werkzeuge. Alles, was Sie benötigen, ist ein Gerät, das Sie nach 25 Minuten daran erinnert, eine Arbeitspause einzulegen. Hier kannst Du gerne auch die Timer-Funktion auf Deinem Smartphone nutzen.

Für wen die Pomodoro-Methode geeignet ist – und für wen nicht?

Die Pomodoro-Methode setzt auf kurze, überschaubare Arbeitseinheiten und ein striktes System aus Arbeitsintervallen und Pausen. Kritikern ist dieses System zu unflexibel und vor allem bei größeren Aufgaben auch teilweise hinderlich.
Die Pomodoro-Methode kann zwar durchaus die Produktivität erhöhen und helfen, Ablenkungen und Multitasking zu bezwingen, aber sie funktioniert nicht für jeden und auch nicht in jedem Kontext.

Just Do It!

Daher mein Rat, probiere es einfach aus! Ein Wecker, die Neugier, und der Wunsch, noch effizienter zu werden sind gute Zutaten für das Kochrezept.