New Work – agile Teams – Scrum – virtuelle Meetings – Telcos – Vicos …

… mal ganz ehrlich, wie viel Zeit verbringen Sie in Meetings? Neulich in einem Kundenprojekt war es wieder präsent. Regelmäßige Treffen, ad-hoc Besprechungen meistens alles ohne Vor- und Nachbereitung, und die Stunden sind verflogen!

Meetings sind ein wichtiges Thema, sie sind so viel mehr als einfach nur Termine in unserem Arbeitsablauf. Sie sind Momente der Zusammenarbeit, des Austausches, des Lernens, der Entscheidungsfindung, der Kollaboration. Und virtuell werden diese Begegnungen um den Globus gespannt, unterschiedliche Zeitzonen, Kulturen, Sprachen. Ein Austausch mit und ohne Kamera, offline oder online in den verschiedenen digitalen Plattformen. Nicht wegzudenken!

Gleichzeitig kann man anhand der Meetings erkennen, wenn etwas falsch in einem Unternehmen läuft, was klappt nicht im Austausch und in der Kommunikation, wo liegt der Sprengstoff der Gruppendynamik, wo werden die neuen agilen Prinzipien, das positive Menschenbild, die Kollaboration auf Augenhöhe verletzt. Doch ohne Meetings geht es nicht.

Daher bieten Meetings kraftvolle Hebel, Dinge gemeinsam zu verändern. Wenn wir es schaffen, diese Zusammenkünfte, seien es 15-minütige Stand-Up-Meetings, weeklies & dailies anders zu gestalten, dann hat das auch positive Auswirkungen auf unsere restliche Zusammenarbeit.

Die neuen, agilen Methoden wie z.B. Scrum halten viele Tipps bereit, wie man Besprechungen kurz, effizient und emotional gestalten kann. Das geht auch, wenn die Organisation sich auf dem Weg in die New Work befindet.

Schauen wir mal auf die Pain-points:

• Meetings dauern zu lange und es gibt oft kein klares Ergebnis und keine Zuständigkeiten
• Es ist nicht klar, um welche Art von Meeting es sich handelt, und sind bei der Entscheidungsfindung wirklich alle relevanten Personen anwesend
• Es sind nicht die richtigen Personen eingeladen
• Es gibt keine klare Agenda und keine Moderation
• Es wird nicht auf die Zeiten geachtet
• Es gibt zu viel Ablenkung, keine gemeinsame Aufmerksamkeit
• Die Ranghöchsten halten Frontalvorträge, Spezialisten kommen nicht zu Wort
• Die Teilnehmenden sind nicht vorbereitet und es gibt keine Nachbereitung
• Outlook werden mindestens 30 Minuten für das Meeting eingestellt, auch wenn nach 15 Minuten alles erledigt ist.
• Vorlesestunden statt gemeinsamer Erarbeitung von Themen

Hier einige der wichtigsten Hacks:

Nr. 1 – Agenda: Ziel des Meetings (Information, Entscheidung, Planung…) und Thema, so dass sich alle Teilnehmenden vorbereiten und kollektiv im Meeting zusammenarbeiten können

Nr. 2 – Die Agenda erweitern um „Timeboxing“

Im Vorfeld festlegen, wie viel Zeit für die jeweiligen Themen vorgesehen ist … und den Wecker stellen. Sollte das Thema nicht abgeschlossen sein, sollte die Gruppe bestimmen, wie lange sie noch benötigt und ob sie daran festhalten möchte.

Nr. 3 – Einen Moderator benennen

Festlegen und Einfordern der Meeting-Regeln, die Gestaltung des Prozesses, das Jonglieren der Gruppendynamik, Fokus auf das Ergebnis, Steuerung von Viel- und Wenig-Rednern, Protokoll, Festlegung von Verantwortlichkeiten. Kann der Einladende sowohl die Spezialisten-Rolle wie aber auch die des Moderators einnehmen?

Nr. 4 – Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – Visualisierung ist Trumpf

Gut gestaltete Folien, Einsatz unterschiedlicher Medien, bunte Post-Its, Pinnwände, Flip-Charts helfen, unterschiedliche Lerntypen zu erreichen. Zeitgleiche sichtbare Protokoll-Erstellung und sofortige Verteilung spart Zeit und lästige Diskussionen.

Nr. 5 – Fokus auf das Thema – strikte Moderation

Wenn die Erwartungen aller an das Meeting geklärt sind, Zeitlimitierungen abgestimmt sind, keine Randdiskussionen geführt werden, geht es in die Zielgerade mit einem klaren Fokus.