14. Mai 2022
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Schreiben, dokumentieren, verschriftlichen. Völlig uncool und doch…

 

… DIE Zukunftskompetenz!

Wir leben nun seit mehr als 2 Jahren in und mit der Krise und so etwas wie das „New Normal“ hat sich breit gemacht. Was immer das für jeden einzelnen bedeutet.

Home-Office, Bestandteil des „New Normal“, kam für viele, um zu bleiben. Betriebsvereinbarungen werden den neuen Herausforderungen angepasst, Büros umgebaut, Meetings finden digital bzw. hybrid statt. Begegnungszonen in den Büros werden unterschiedlich asynchron genutzt. Die Arbeitswelt organisiert sich mit Google oder Microsoft Tools, SharePoint, Teams oder Google Docs. Unterschiedliche Video- und Whiteboard Plattformen sowie digitale KANBAN Boards steuern unser Leben.

Wir alle haben gelernt: Unsere Kommunikation, unsere Treffen sind durchgetaktet und formeller! Einfach mal schnell nachfragen: Fehlanzeige!

Wir brauchen daher – sozusagen als sicheren Stab in der Staffelübergabe – eine verständliche und genaue Dokumentation. Verschriftlichung ist ein wichtiges Puzzle-Steinchen für die Arbeit der Zukunft geworden und das in einer Zeit, in der „schön“ schreiben vollkommen uncool ist und viele es gar nicht können.

Wir erleben, dass die zunehmende Informationsflut ausgemistet und gut strukturiert für alle nachvollziehbar „abgelegt“ werden muss. Hier können Methoden wie „Getting Things Done“ dem kompletten Team oder sogar Bereich helfen, sich auf gemeinsame Strukturen und Arbeitsabläufe zu einigen und in kollaborativem Lernen zu verstetigen.

Wir brauchen Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitspakete, Backlogs, Abhängigkeiten, Prozesse und Spielregeln, der Impediments und Ergebnisse. Und vor allem der Verantwortlichkeiten.

Dort, wo wir uns nicht treffen, nicht miteinander reden, müssen wir schreiben! Und zwar so, dass es jede/r ohne Zweifel verstehen kann.

Wie oft passieren aufgrund unterschiedlicher „Schriftkulturen“ der Unternehmensbereiche bzw. der relevanten Player Missverständnisse? Und das sogar in derselben Muttersprache! Die internationale bzw. globale Zusammenarbeit fordert durch ihre Diversität daher noch größere Achtsamkeit!

Um eine gute Zusammenarbeit sicherzustellen, sollten sich alle Beteiligten darauf einigen:

  • Wie wird dokumentiert – Schlagworte, Ausformulierung
  • Wo wird die relevante Dokumentation abgelegt – Projekt-Archiv, allgemeiner SharePoint
  • Spielregeln: was darf noch auf einem individuellen Computer bzw. Desktop verbleiben
  • Was wird vertagged, verlinked, um das Archiv später besser zu durchsuchen.
  • Wie wird der e-mail Eingang be- und verarbeitet
  • Wie gelangen diese Informationen in den Projekt-Ordner?
  • Welche Logik wird bei den Ordner-Strukturen von allen gut verstanden?

Mit welchem System bzw. wie arbeitet Ihr in Eurer Organisation? Fällt diese Arbeitsorganisation in den Verantwortungsbereich des Office-Managements? Der Organisations-Entwicklung? Oder wird hier auf „C“-Level entschieden?

Sharing is Caring! Ich freue mich auf einen offenen Austausch mit Euch 😊

 

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