Was virtuelle Team-Leader vom Vertrieb lernen können?

Gerade im Vertrieb finden wir häufig Persönlichkeiten mit einem charismatischen Profil, einem hohen Maß an Individualität, hoher Eigenständigkeit und einer starken Eigenmotivation. Die daraus resultierende Führungsarbeit und die Mitarbeitermotivation stellt eine ganz besondere Herausforderung an die Vertriebsleiter dar. Nur selten treffen sich die Teams zu einem regelmäßigen Austausch, Erfahrungsberichten und Teammeetings. Diese virtuellen Teams zum Erfolg zu führen, war schon immer eine ganz große Herausforderung, denn wie wir wissen, sind erfolgreiche Vertriebler das Rückgrat für die Unternehmen. Bei der Überbrückung der Distanzen spielte bisher das Telefon eine wesentliche Rolle, die Anbindung an die Logistik, um schnelle Liefertermine beim Kunden vor Ort nennen zu können, das sofortige Ausdrucken von Rechnungen bzw. auch das Inkasso der Gebühren ist heute durch die digitalen Medien sichergestellt. Technische Außendienstmitarbeiter vereinen ein hohes Maß an Fachkompetenz mit der erforderlichen Kundenorientierung und gehören doch einem regionalen Verkaufsteam an.

Statistiken zeigen, dass virtuelle Teams – die Vertriebsteams ausgenommen – schlechtere Ergebnisse bringen als homogene, ortsgebundene Teams, die sich mit der Führungskraft das „Büro“ teilen. Die Nähe, der rasche persönliche Austausch, die Zugehörigkeit und das Zusammengehörigkeitsgefühl sind für viele Menschen leichter, wenn sie sich persönlich kennen und auch Arbeitszeit miteinander verbringen. Vor allem für die Persönlichkeiten, für die Nähe und Eingebundensein eine wichtige Komfortzone ist.

Die Mitglieder virtueller Teams benötigen zusätzlich eine ausgeprägte Medienkompetenz.

Fluch oder Segen von Telefon, e-mail, Videokonferenzen, web-Konferenzen! Die Technik hilft, Distanzen zu überbrücken. Natürlich ergänzen persönliche Treffen zwischen den Mitgliedern diese virtuelle Kommunikation, doch oftmals sind diese nur selten möglich.

Klären Sie, welches technische Medium verwenden Sie wann? Was ist das Ziel der Kommunikation? Eine Schulung, eine Regelkommunikation mit allen Beteiligten, Klärung von Missverständnissen. Soll eine Aufgabe delegiert werden? Hier könnte eine e-mail-Korrespondenz passend sein oder ein Konflikt beseitigt? Hier sollte das persönliche Telefonat evtl. auch per skype erfolgen, so dass man sich sehen kann.

Was sind die Erfolgsfaktoren bei der Führung auf Distanz?

Es sind vor allem drei Dinge, mit denen Sie als Führungskraft Ihr virtuelles Team unterstützen und leistungsfähig führen können:

• Vertrauen: Bauen Sie dieses zu Ihren Teammitgliedern und unter denen gezielt auf. Es können im virtuellen Team leichter Missverständnisse entstehen, seien Sie glaubwürdig und vertrauenswürdig.
• Soziale Vernetzung: achten Sie darauf, dass Ihre Teammitglieder untereinander wo immer es möglich ist, miteinander vernetzt sind. Das beginnt bei der Aufteilung der Arbeitspakete und geht bis zum persönlichen Austausch der Teammitglieder über die eigentliche Arbeit hinaus.
• Ergebnisorientierte Führung: Ziele müssen klar, gut und umfassend formuliert, vereinbart und nachgefasst werden. Auch virtuelle Teams brauchen Erfolge! Ebenso führen unzureichende Befugnisse der Mitarbeiter zu Fehlerquellen, die Sie über die Distanz oft erst zu spät erkennen.

Teambuilding ist für Präsenz- und virtuelle Teams enorm wichtig, und es ist oft nicht mit einem Termin im Jahr ausreichend und nachhaltig. Denken Sie bei jeder virtuellen Zusammenkunft, dass Sie den Teammitgliedern helfen, die Kollegen über die Arbeitsaufgaben hinaus kennenzulernen, wie leben sie, wie arbeiten sie, was sollten wir wissen über die Telefon-Stimme, das Skype-Gesicht, den e-mail Schreibstil und Arbeitslisten  hinaus. Schaffen Sie ein Arbeitsumfeld in dem die Kollegen sich vertrauen können und respektvoll mit den Talenten der anderen umgehen. Dies hilft, schwierige Situationen, Krisen und Konflikte besser zu meistern.

Unterschiedliche Zeitzonen: wann ist das Meeting geplant?

Wo arbeitetet Ihr: Jedes Teammitglied erstellt eine Tour über seinen Arbeitsplatz zusammen und erklärt sie den Kollegen virtuell während der Besprechung.

Was sind Eure Lieblingsspeisen: Essen und Trinken ist überall auf der Welt wichtig und kann neugierig auf den Kollegen machen, eine Rezepte Börse, neueste Barbecue-Tipps, Austausch im Chat. Z.B. kann pro Monat ein Team-Mitglied an alle anderen ein Paket mit ganz besonderen Leckereien aus seinem eigenen Land schicken und darüber berichten, z.B. Lebkuchen aus Deutschland zur Weihnachtszeit.

Was sind Eure Feiertage: wie werden die hohen Feiertage begangen, wie Hochzeiten, Kindergeburtstage oder Urlaube vorbereitet? Wie wird Weihnachten gefeiert? Oder vergleichbare religiöse Feste?

Da virtuelle Teams auch häufig multikulturelle Teammitglieder haben, ist es besonders wichtig, die eigene und die andere Kultur so gut wie möglich zu verstehen. Gibt es Bücher, Filme oder Musik, die ganz besonders diese Kultur beschreiben. Wie wäre es, wenn alle Teammitglieder die Geburtstagslieder der jeweiligen Länder kennen, aus denen ihre Kollegen kommen und diese auch im virtuellen Meeting singen können.

Teams, die sich Zeit für die persönlichen Beziehungen unter den Kollegen nehmen, bauen eher Vertrauen und Unterstützung auf und sind auch erfolgreicher. Sie sehen, es lohnt sich zum einen, weil es Spaß macht und dann auch noch wirtschaftliche Erfolge beschert.

Internationale Vertriebler haben es schon immer so gemacht, ein Gastgeschenk aus dem eigenen Land, ein süßes Mitbringsel vom Flughafen für alle anderen Seminarteilnehmer, oder eine kleine Keramikschale für jeden evtl. mit der persönlichen Unterschrift. Ich erlebe es heute in Seminaren, dass dies vor allem Teilnehmer aus Asien oder Osteuropa machen oder aber ein französischer Kollege überrascht mit einer Flasche Champagner. Diese Treffen bleiben immer positiv in Erinnerung!

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