Zeitmanagement im Wandel

Zeitmanagement Päpste verabschieden sich, der Ruf nach der 4 Stunden Woche wird laut. Zeit, die traditionellen Instrumente zu hinterfragen und neu zu definieren. In Matrixorganisationen,  beim Umgang mit verschiedenen Generationen und Nationalitäten,  bahnt sich ein neues „Zeit“-Alter an.

Als Gott die Welt erschuf,  gab er den Afrikanern die Zeit und den Europäern die Uhr: Dieses Zitat eines Unbekannten verdeutlicht sehr schön, wie Empfinden und  Umgang mit der Zeit in unterschiedlichen Kulturen anders sein kann. So wie Kinder noch kein Gefühl dafür haben, wie lange eine Tätigkeit dauert, wird die Zeitdauer anders eingeschätzt, je nachdem ob wir auf etwas warten müssen oder einen schönen Moment erleben.

Über  Landes- oder Unternehmenskulturen hinaus hat jeder Mensch sein eigenes Tempo. Manche Leute sind grundsätzlich schneller andere brauchen etwas länger, bis der „Groschen fällt“. Hat der eine dadurch „Zeit gewonnen“ oder der andere „verloren“ oder „vergeudet“?

Mythos: Multitasking

Googlen, simsen, Projektgespräche und –entscheidungen; unser Gehirn wechselt ständig zwischen den Aufgaben und verliert mit der Zeit seine Fähigkeit zu verstärkter Aufmerksamkeit. Dies ist nicht nur bei Kindern und Jugendlichen gefährlich, sondern führt gerade bei hoher Belastung zu Erschöpfung und Frustration. Wer ständig versucht alles gleichzeitig zu machen bei hohem Druck, hat oftmals am Ende des Tages nichts abgeschlossen und fühlt sich demotiviert.

Projekt-  und  Matrixorganisationen  fordern höchste Flexibilität. Meist laufen zwei oder mehrere Projekte gleichzeitig damit wird an unterschiedliche Vorgesetzte berichtet was die Gefahr birgt, dass sich die Kollegen zerrissen fühlen: jedes Projekt, jeder Auftraggeber setzt für sich die höchsten Prioritäten. Oft werden die Arbeiten an den übertragen, der am zuverlässigsten ist und führt oft  „wie aus heiterem Himmel“ zu Überbelastung, Zusammenbruch oder Burnout.

Mythos: Traditionelles Zeitmanagement – für jeden das Richtige

To-Do-Listen, Priorisieren, 80/20 Methode  sind entstanden als die Arbeitswelt  plan- und wiederholbar war. Heute ist das berufliche und private Umfeld sehr viel komplexer und schneller. Kommunikationsinstrumente wie SMS, MMS, Skype, Smart-Phones gab es vor 10 Jahren noch gar nicht.

Auch im Zeitmanagement gilt der Ansatz der situativen Führung: nicht jeder freut sich über gleichförmige Tätigkeiten, sondern liebt die Abwechslung. Flexible und kreative Querdenker, interkulturelle Teams sowie die Digital Natives organisieren sich anders als vor 50 Jahren als das traditionelle Zeitmanagement eingeführt wurde.

 Zeitmanagement Ja! – aber anders

1.  Führungskräfte als Vorbild: Wenn Vorgesetzte gleichzeitig telefonieren und den Computer bedienen, in Meetings oder bei Geschäftsessen googlen, SMS, e-mails oder Telefonate beantworten, missachten sie auch die Zeit ihres Gegenübers. Fehlende Präsenz verlängert Gespräche. Wer Signale setzt: „ das geht doch alles so nebenbei“,  muss sich nicht wundern, wenn ihm andere gleichtun. E-mails an den Kollegen im Nachbarzimmer, ausufernde cc-Verteiler, halbherzige Protokolle. Führungskräfte sollten ständige Erreichbarkeit und Synchron-Arbeit unterbinden. Seien Sie für „Hundert-Prozent präsent“. Leben Sie nach Ihren eigenen Stärken und erkennen Sie die  Talente und Fähigkeiten, Leistungskurven und Präferenzen Ihrer Mitarbeiter und setzen  ihn/sie entsprechend ein.

 2.        Kommunikationsregeln festlegen: Regeln für face-to-face bzw. virtuelle Konferenzen erarbeiten, z.B. nicht während des Autofahrens telefonieren. Geteilte Aufmerksamkeit und fehlende Protokolle führen dazu, dass diese Gespräche später erneut aufgenommen werden müssen: Umgang mit Telefon, Laptop, verpflichtende Vorbereitung, Teilnahme der Entscheidungsträger, zielgerichtete Moderation und Dokumentation.

 3.        Mitarbeitern Eigenverantwortung übertragen: Heute wird erwartet, dass Mitarbeiter rasch von einer Aufgabe zur anderen wechseln können und sich dann hundertprozentig konzentrieren. Dieses schnelle Hin und Her wird immer wichtiger. Projektarbeit verlangt ein hohes Maß an Flexibilität und Selbstorganisation.

Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter unterstützen, die individuelle Arbeitsweise zu erkennen und sie so einzusetzen, dass  Teamerfolg möglich wird.

4. Präferenzen erheben  – jeder geht unterschiedlich mit der Zeit um: Individuelle Führung, die Präferenzen berücksichtigt statt Effizienz-Wahn. Für analytische Menschen To-Do-Listen eine gute Hilfestellung, jedoch brauchen kreative Querdenker flexiblere. In unserem Kulturkreis gehen wir generell monochrome mit der Zeit um, d.h. eine Sache nach der Anderen wird erledigt, der Großteil der Kulturen arbeitet jedoch polychrome, d.h. Beziehungen sind wichtig, mehrere Dinge können gleichzeitig passieren. Die Y-Generation, geboren nach 1980 und aufgewachsen mit den digitalen Medien kann sich nicht vorstellen, während des Arbeitsalltags von den Social Media abgekoppelt zu sein.

Wir müssen umdenken. Wer mehr Freude an der Arbeit hat, kommt auch besser mit höheren Anforderungen klar.

Diskutieren Sie dieses Thema mit uns. Wir freuen uns über Ihre Erfahrungen im unterschiedlichen Umgang mit der Zeit.